Algemene voorwaarden

1. Aanbieder, toepassingsgebied en klantenkring

Aanbieder van de diensten is Merkursoft, Kernerweg 22, 89520 Heidenheim a. d. Brenz, Duitsland, e-mail: info@merkursoft.de. Voor zover een vertegenwoordigingsbevoegde persoon moet worden vermeld, geldt de in het colofon of in de offerte genoemde persoon.

Deze algemene voorwaarden gelden voor alle overeenkomsten over de terbeschikkingstelling van het Merkursoft backofficesysteem, in het bijzonder voor functies zoals XML-import, stamgegevensbeheer, facturatie, boekhoudondersteuning, analyses, documentbeheer, AI-ondersteunde assistentiefuncties alsmede support- en aanvullende diensten.

Het aanbod richt zich uitsluitend tot ondernemers in de zin van § 14 BGB, in het bijzonder kleine ondernemingen, zelfstandigen, reisbureaus, dienstverleners en vergelijkbare zakelijke gebruikers. Consumenten in de zin van § 13 BGB worden geen contractpartij, tenzij uitdrukkelijk anders is overeengekomen.

Afwijkende, tegenstrijdige of aanvullende voorwaarden van de klant maken alleen deel uit van de overeenkomst als Merkursoft uitdrukkelijk in tekstvorm met de gelding ervan instemt.

2. Voorwerp van de overeenkomst en omschrijving van de dienst

Merkursoft stelt de klant een webgebaseerd backofficesysteem als software as a service ter beschikking. De concrete omvang van de dienst volgt uit de betreffende offerte, de opdrachtbevestiging, de productomschrijving, de prijslijst of een individuele afspraak.

De software ondersteunt bedrijfsprocessen. Zij vervangt geen juridisch, fiscaal of bedrijfseconomisch advies. De klant blijft zelf verantwoordelijk voor de inhoudelijke controle van resultaten, boekingen, facturen, fiscale gegevens, imports en analyses en voor de naleving van wettelijke voorschriften.

Merkursoft kan functies doorontwikkelen, verbeteren of technisch aanpassen, voor zover de contractueel overeengekomen hoofdprestatie daardoor niet wezenlijk wordt aangetast.

3. Totstandkoming van de overeenkomst, inrichting en toegang

Een overeenkomst komt tot stand door aanvaarding van een offerte, een opdrachtbevestiging, het verlenen van toegang, ondertekening van een overeenkomst of gebruik na overeenkomstige vrijgave.

De klant ontvangt inloggegevens of maakt zelf gebruikersaccounts aan. De klant is verplicht veilige wachtwoorden te gebruiken, inloggegevens vertrouwelijk te behandelen en gebruikersrechten uitsluitend aan bevoegde personen toe te kennen.

Handelingen die via een klantaccount worden verricht, gelden als handelingen van de klant, voor zover het misbruik aan de klant is toe te rekenen. De klant informeert Merkursoft onverwijld wanneer onbevoegde toegang of een beveiligingsincident wordt vermoed.

4. Verplichtingen van de klant

De klant is verantwoordelijk voor de juistheid, rechtmatigheid en volledigheid van de door hem ingevoerde, geïmporteerde of verwerkte gegevens.

De klant waarborgt dat hij bevoegd is tot verwerking van persoonsgegevens, bedrijfsdocumenten, XML-gegevens, facturen, boekingsgegevens, betaalgegevens en overige inhoud.

De klant mag de software niet misbruiken, in het bijzonder niet voor onrechtmatige inhoud, onbevoegde toegang, schadelijke software, spam, het omzeilen van beveiligingsmaatregelen of handelingen die de stabiliteit, integriteit of veiligheid van de systemen aantasten.

De klant is verplicht wettelijk vereiste informatie-, toestemmings-, bewaar-, boekhoud- en documentatieverplichtingen op eigen verantwoordelijkheid na te leven.

5. XML-imports, koppelingen en systemen van derden

Voor zover de software XML-imports, koppelingen of gegevensovernames uit systemen van derden ondersteunt, is Merkursoft uitsluitend de in de offerte beschreven technische verwerking van de aangeleverde gegevensformaten verschuldigd.

De klant is ervoor verantwoordelijk dat de geïmporteerde gegevens rechtmatig zijn verzameld, juist zijn en in het juiste formaat worden aangeleverd. Onjuiste, onvolledige of gewijzigde formaten van derden kunnen tot importfouten of afwijkende resultaten leiden.

Voor de beschikbaarheid, juistheid en rechtmatigheid van gegevens of diensten van derden aanvaardt Merkursoft geen verantwoordelijkheid, voor zover Merkursoft deze niet zelf levert of daarvoor verantwoordelijk is.

6. Facturatie, boekhouding en fiscale verantwoordelijkheid

De software kan de klant ondersteunen bij facturatie, documentbeheer, boekhoudprocessen, analyses en voorbereidende werkzaamheden.

Merkursoft verricht geen belastingadvies, juridisch advies of accountantscontrole. De klant blijft verantwoordelijk voor de formele en materiële juistheid van zijn facturen, boekingen, belastingaangiften, bewaarplichten en bewijsstukken.

De klant dient de door de software gegenereerde documenten en voorstellen vóór gebruik, verzending of boeking te controleren. Dit geldt in het bijzonder voor btw-tarieven, verplichte vermeldingen, betaalgegevens, klantgegevens en wettelijke vereisten.

7. AI-functies

Merkursoft kan AI-ondersteunde assistentiefuncties aanbieden, bijvoorbeeld voor gegevensextractie, classificatie, samenvatting, plausibiliteitscontrole, tekstopstelling, voorstellen, automatisering of ondersteuning bij de XML-import en bij backofficeprocessen.

AI-resultaten zijn machinaal gegenereerde voorstellen. Zij kunnen onvolledig, verouderd, onjuist of voor misverstand vatbaar zijn. De klant is verplicht AI-resultaten te controleren vóór zakelijk, juridisch, boekhoudkundig, fiscaal of klantgerelateerd gebruik.

De klant mag in AI-functies uitsluitend gegevens invoeren die hij bevoegd is te verwerken. Bijzondere categorieën persoonsgegevens in de zin van art. 9 AVG mogen alleen worden verwerkt als daarvoor een deugdelijke rechtsgrondslag bestaat en dit voor het concrete doel noodzakelijk is.

Merkursoft neemt geen uitsluitend geautomatiseerde besluiten met rechtsgevolgen jegens eindklanten van de klant. Voor zover de klant AI-resultaten jegens zijn klanten gebruikt, is hij verantwoordelijk voor transparantie, controle en rechtmatig gebruik.

8. Vergoeding, facturatie en betalingsverzuim

De vergoeding volgt uit de overeengekomen offerte, de prijslijst of de overeenkomst. Alle prijzen zijn exclusief de op dat moment geldende wettelijke omzetbelasting, voor zover deze verschuldigd is.

Terugkerende vergoedingen worden, tenzij anders overeengekomen, vooraf voor de overeengekomen factureringsperiode in rekening gebracht. Eenmalige vergoedingen zijn verschuldigd bij levering van de dienst of volgens afspraak.

Betalingen vinden plaats per overboeking, SEPA-incasso of een andere overeengekomen betaalwijze. Raakt de klant in betalingsverzuim, dan gelden de wettelijke verzuimregels. Merkursoft kan de toegang na voorafgaande aanmaning en het stellen van een redelijke termijn tijdelijk blokkeren wanneer de klant met wezenlijke bedragen achterstallig is en de blokkade evenredig is.

Bij storneringen of mislukte betalingen kan Merkursoft vergoeding vorderen van de daadwerkelijk gemaakte en aan de klant toe te rekenen kosten.

9. Beschikbaarheid, onderhoud en support

De concrete beschikbaarheid, reactietijden en supportdiensten volgen uit de betreffende dienstomschrijving of een afzonderlijke service level agreement. Zonder afzonderlijke afspraak streeft Merkursoft naar een passende beschikbaarheid conform de stand van de techniek.

Onderhoudswerkzaamheden, beveiligingsupdates, technische aanpassingen en systeembeheer kunnen tijdelijk tot beperkingen leiden. Merkursoft voert planbare onderhoudswerkzaamheden, voor zover redelijk, buiten de gebruikelijke kantooruren uit of kondigt deze vooraf aan.

Storingen dienen door de klant onverwijld en zo concreet mogelijk te worden gemeld. De klant dient in redelijkheid mee te werken aan de foutanalyse, in het bijzonder door een beschrijving van de storing, de betrokken gebruikers, het tijdstip, schermafbeeldingen en relevante logbestanden.

10. Gegevensback-up, gegevensexport en einde van de overeenkomst

Merkursoft treft passende technische en organisatorische maatregelen ter beveiliging van de systemen. De klant blijft verantwoordelijk voor zijn eigen inhoudelijke controle en, voor zover technisch mogelijk, voor de export van bedrijfskritische gegevens.

Na afloop van de overeenkomst geeft Merkursoft de klant gedurende een redelijke periode de mogelijkheid exporteerbare klantgegevens te downloaden, mits er geen openstaande betalingsverplichtingen of juridische belemmeringen bestaan.

Na afloop van wettelijke of contractuele bewaartermijnen kan Merkursoft gegevens verwijderen. Bijzonderheden over teruggave of verwijdering van persoonsgegevens volgen uit de verwerkersovereenkomst.

11. Gebruiksrechten

Merkursoft verleent de klant voor de duur van de overeenkomst een eenvoudig, niet-exclusief en niet-overdraagbaar recht om de software in de overeengekomen omvang voor eigen zakelijke doeleinden te gebruiken.

Doorgifte, sublicentiëring, verhuur, publicatie, nabootsing, decompilatie of ander gebruik buiten het doel van de overeenkomst is alleen toegestaan voor zover dwingend wettelijk toegestaan of door Merkursoft uitdrukkelijk in tekstvorm goedgekeurd.

Alle rechten op de software, documentatie, gebruikersinterface, databasestructuur, workflows, AI-functies, merken, concepten en overige beschermde onderdelen blijven bij Merkursoft of de betreffende rechthebbenden.

12. Rechten op klantgegevens en inhoud

De klant behoudt alle rechten op zijn gegevens en inhoud. Merkursoft verwerkt klantgegevens uitsluitend ter uitvoering van de overeenkomst, voor de beveiliging, voor foutherstel, voor facturatie, op instructie van de klant of voor zover een wettelijke verplichting bestaat.

De klant vrijwaart Merkursoft van aanspraken van derden die voortvloeien uit het feit dat door de klant aangeleverde inhoud, gegevens of instructies onrechtmatig zijn of rechten van derden schenden, voor zover de oorzaak aan de klant is toe te rekenen.

13. Gegevensbescherming en verwerking in opdracht

Bij persoonsgegevens die de klant in het systeem voor eigen doeleinden verwerkt, is de klant in de regel verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de AVG. Merkursoft treedt in zoverre op als verwerker conform art. 28 AVG.

Voor deze verwerking sluiten partijen een afzonderlijke verwerkersovereenkomst, inclusief technische en organisatorische maatregelen en een regeling voor subverwerkers. Zonder de vereiste verwerkersovereenkomst mogen persoonsgegevens van klanten niet productief worden verwerkt.

De hosting geschiedt volgens deze versie via Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, Duitsland. Wijzigingen van subverwerkers worden meegedeeld overeenkomstig de verwerkersovereenkomst.

14. Aansprakelijkheid

Merkursoft is onbeperkt aansprakelijk bij opzet en grove nalatigheid, bij schending van leven, lichaam of gezondheid, bij het aanvaarden van een garantie alsmede op grond van dwingende wettelijke voorschriften, in het bijzonder de Duitse productaansprakelijkheidswet.

Bij lichte nalatigheid is Merkursoft uitsluitend aansprakelijk bij schending van wezenlijke contractuele verplichtingen. Wezenlijke contractuele verplichtingen zijn verplichtingen waarvan de nakoming de behoorlijke uitvoering van de overeenkomst pas mogelijk maakt en op de naleving waarvan de klant regelmatig mag vertrouwen. In dat geval is de aansprakelijkheid beperkt tot de voor de overeenkomst typische, voorzienbare schade.

Voor gegevensverlies is Merkursoft bij lichte nalatigheid slechts aansprakelijk voor zover de schade ook bij een behoorlijke en regelmatige back-up door de klant zou zijn ontstaan, voor zover de klant tot back-up verplicht of daartoe technisch in staat was.

Verdergaande aansprakelijkheid is uitgesloten, voor zover wettelijk toegestaan.

15. Garantie en tekortkomingen

De wettelijke garantierechten gelden, voor zover deze algemene voorwaarden geen toegestane afwijkende regelingen bevatten.

Merkursoft zal gemelde en reproduceerbare gebreken binnen een redelijke termijn verhelpen. De klant dient gebreken navolgbaar te beschrijven en mee te werken aan de foutanalyse.

Er bestaan geen aanspraken wegens gebreken voor storingen die zijn veroorzaakt door ondeskundig gebruik, niet-vrijgegeven software van derden, onjuiste klantgegevens, wijzigingen door de klant of externe systemen, voor zover deze niet aan Merkursoft zijn toe te rekenen.

16. Looptijd en opzegging

Looptijd en opzegtermijnen volgen uit de betreffende offerte of overeenkomst. Is niets afzonderlijks overeengekomen, dan geldt de overeenkomst voor onbepaalde tijd en kan zij met een termijn van één maand tegen het einde van de maand in tekstvorm worden opgezegd.

Het recht op buitengewone opzegging wegens gewichtige redenen blijft onverlet. Een gewichtige reden bestaat in het bijzonder bij ernstige of herhaalde contractbreuken, aanzienlijk betalingsverzuim, onrechtmatig gebruik of het in gevaar brengen van de systeemveiligheid.

Opzeggingen behoeven ten minste de tekstvorm, bijvoorbeeld per e-mail, tenzij in de overeenkomst rechtsgeldig een strengere vorm is overeengekomen.

17. Wijzigingen van deze algemene voorwaarden

Merkursoft kan deze algemene voorwaarden wijzigen wanneer daarvoor een zakelijke reden bestaat, in het bijzonder bij wetswijzigingen, technische wijzigingen, beveiligingseisen, uitbreiding van de diensten of gewijzigde bedrijfsprocessen.

Wezenlijke wijzigingen worden de klant tijdig in tekstvorm meegedeeld. Maakt de klant binnen de meegedeelde termijn geen bezwaar en blijft hij de diensten gebruiken, dan gelden de wijzigingen als aanvaard, mits hierop in de mededeling uitdrukkelijk is gewezen. Bij wezenlijke nadelen kan de klant een bijzonder opzegrecht toekomen.

18. Slotbepalingen

Op deze overeenkomst is Duits recht van toepassing, met uitsluiting van het Weens Koopverdrag, voor zover dwingende wettelijke voorschriften zich daartegen niet verzetten.

Bevoegde rechter voor handelaren, publiekrechtelijke rechtspersonen en publiekrechtelijke doelvermogens is, voor zover toegestaan, de vestigingsplaats van Merkursoft.

Mocht een bepaling van deze algemene voorwaarden nietig zijn of worden, dan blijft de geldigheid van de overige bepalingen onverlet. Partijen zullen de nietige bepaling vervangen door een geldige regeling die het economische doel zo dicht mogelijk benadert.