Condizioni generali di contratto

1. Fornitore, ambito di applicazione e destinatari

Il fornitore delle prestazioni è Merkursoft, Kernerweg 22, 89520 Heidenheim a. d. Brenz, Germania, e-mail: info@merkursoft.de. Qualora debba essere indicata una persona con potere di rappresentanza, vale la persona indicata nelle note legali o nell'offerta.

Le presenti condizioni si applicano a tutti i contratti relativi alla messa a disposizione del sistema di back office Merkursoft, in particolare a funzioni quali importazione XML, gestione dei dati anagrafici, fatturazione, supporto contabile, analisi, gestione documentale, funzioni di assistenza basate sull'IA nonché prestazioni di supporto e servizi aggiuntivi.

L'offerta è rivolta esclusivamente a imprenditori ai sensi del § 14 BGB, in particolare piccole imprese, lavoratori autonomi, agenzie di viaggio, fornitori di servizi e utenti commerciali equiparabili. I consumatori ai sensi del § 13 BGB non diventano parte contraente, salvo espressa diversa pattuizione.

Condizioni del cliente divergenti, contrastanti o integrative diventano parte del contratto solo se Merkursoft ne accetta espressamente la validità in forma testuale.

2. Oggetto del contratto e descrizione delle prestazioni

Merkursoft mette a disposizione del cliente un sistema di back office basato sul web come software as a service. L'esatta portata delle prestazioni risulta dalla relativa offerta, dalla conferma d'ordine, dalla descrizione del prodotto, dal listino prezzi o da un accordo individuale.

Il software supporta i processi aziendali. Non sostituisce alcuna consulenza legale, fiscale o economico-aziendale. Il cliente resta responsabile della verifica tecnica di risultati, registrazioni, fatture, dati fiscali, importazioni e analisi nonché del rispetto delle prescrizioni di legge.

Merkursoft può sviluppare, migliorare o adeguare tecnicamente le funzioni, purché ciò non pregiudichi in modo sostanziale la prestazione principale contrattualmente pattuita.

3. Conclusione del contratto, attivazione e accessi

Il contratto si conclude mediante accettazione di un'offerta, conferma d'ordine, messa a disposizione di un accesso, sottoscrizione di un contratto o utilizzo a seguito della relativa abilitazione.

Il cliente riceve le credenziali di accesso o crea autonomamente gli account utente. Il cliente è tenuto a utilizzare password sicure, a trattare le credenziali in modo riservato e ad assegnare i diritti utente solo a persone autorizzate.

Le operazioni effettuate tramite un account cliente si considerano operazioni del cliente, nella misura in cui l'abuso sia imputabile al cliente. Il cliente informa senza indugio Merkursoft in caso di sospetto accesso non autorizzato o incidente di sicurezza.

4. Obblighi del cliente

Il cliente è responsabile della correttezza, liceità e completezza dei dati da lui inseriti, importati o elaborati.

Il cliente garantisce di essere legittimato al trattamento di dati personali, documenti aziendali, dati XML, fatture, dati di prenotazione, dati di pagamento e altri contenuti.

Il cliente non può utilizzare il software in modo abusivo, in particolare per contenuti illeciti, accessi non autorizzati, software dannoso, spam, elusione di misure di sicurezza o azioni che compromettano la stabilità, l'integrità o la sicurezza dei sistemi.

Il cliente è tenuto a rispettare autonomamente gli obblighi di informazione, consenso, conservazione, contabilità e documentazione previsti dalla legge.

5. Importazioni XML, interfacce e sistemi di terzi

Nella misura in cui il software supporta importazioni XML, interfacce o acquisizioni di dati da sistemi di terzi, Merkursoft è tenuta unicamente all'elaborazione tecnica dei formati di dati forniti, come descritta nell'offerta.

Il cliente è responsabile del fatto che i dati importati siano stati raccolti lecitamente, siano corretti e vengano forniti nel formato corretto. Formati di terzi errati, incompleti o modificati possono causare errori di importazione o risultati divergenti.

Merkursoft non assume alcuna responsabilità per la disponibilità, la correttezza e la liceità di dati o servizi di terzi, salvo che Merkursoft li fornisca essa stessa o ne risponda.

6. Fatturazione, contabilità e responsabilità fiscale

Il software può supportare il cliente nella fatturazione, nella gestione dei documenti, nei processi contabili, nelle analisi e nelle attività preparatorie.

Merkursoft non fornisce consulenza fiscale, consulenza legale o revisione contabile. Il cliente resta responsabile della correttezza formale e sostanziale delle proprie fatture, registrazioni, dichiarazioni fiscali, obblighi di conservazione e giustificativi.

Il cliente deve verificare i documenti e le proposte generati dal software prima dell'utilizzo, dell'invio o della registrazione. Ciò vale in particolare per aliquote IVA, indicazioni obbligatorie, informazioni di pagamento, dati dei clienti e requisiti di legge.

7. Funzioni di IA

Merkursoft può mettere a disposizione funzioni di assistenza basate sull'IA, ad esempio per l'estrazione di dati, la classificazione, la sintesi, la verifica di plausibilità, la redazione di testi, le proposte, l'automazione o il supporto all'importazione XML e ai processi di back office.

I risultati dell'IA sono proposte generate automaticamente. Possono essere incompleti, superati, errati o fraintendibili. Il cliente è tenuto a verificare i risultati dell'IA prima di un utilizzo commerciale, legale, contabile, fiscale o riferito ai clienti.

Il cliente può inserire nelle funzioni di IA solo dati al cui trattamento è legittimato. Le categorie particolari di dati personali ai sensi dell'art. 9 GDPR possono essere trattate solo in presenza di una solida base giuridica e se ciò è necessario per la finalità concreta.

Merkursoft non adotta decisioni esclusivamente automatizzate con effetti giuridici nei confronti dei clienti finali del cliente. Nella misura in cui il cliente utilizza risultati dell'IA nei confronti dei propri clienti, egli è responsabile della trasparenza, della verifica e dell'utilizzo lecito.

8. Corrispettivo, fatturazione e ritardo nei pagamenti

Il corrispettivo è determinato dall'offerta concordata, dal listino prezzi o dal contratto. Tutti i prezzi si intendono al netto dell'IVA di legge vigente, ove dovuta.

Salvo diversa pattuizione, i corrispettivi ricorrenti sono fatturati anticipatamente per il periodo di fatturazione concordato. I corrispettivi una tantum sono esigibili al momento dell'esecuzione della prestazione o secondo accordo.

I pagamenti avvengono tramite bonifico, addebito diretto SEPA o altra modalità di pagamento concordata. In caso di ritardo nei pagamenti del cliente si applicano le norme di legge sulla mora. Merkursoft può sospendere temporaneamente l'accesso previo sollecito e concessione di un termine adeguato, qualora il cliente sia in arretrato per importi rilevanti e la sospensione sia proporzionata.

In caso di storni di addebito o pagamenti non andati a buon fine, Merkursoft può chiedere il rimborso dei costi effettivamente sostenuti e imputabili al cliente.

9. Disponibilità, manutenzione e supporto

La disponibilità concreta, i tempi di risposta e le prestazioni di supporto risultano dalla relativa descrizione delle prestazioni o da un separato accordo sui livelli di servizio. In assenza di accordo separato, Merkursoft si adopera per una disponibilità adeguata e conforme allo stato della tecnica.

Interventi di manutenzione, aggiornamenti di sicurezza, adeguamenti tecnici e manutenzione dei sistemi possono comportare temporanee limitazioni. Merkursoft eseguirà gli interventi di manutenzione programmabili, ove ragionevole, al di fuori dei consueti orari di lavoro oppure li annuncerà in anticipo.

I malfunzionamenti devono essere segnalati dal cliente senza indugio e nel modo più concreto possibile. Il cliente deve collaborare in misura ragionevole all'analisi degli errori, in particolare descrivendo il malfunzionamento, gli utenti interessati, il momento, con screenshot e log rilevanti.

10. Backup dei dati, esportazione e cessazione del contratto

Merkursoft adotta adeguate misure tecniche e organizzative per la protezione dei sistemi. Il cliente resta responsabile del proprio controllo di merito e, ove tecnicamente possibile, dell'esportazione dei dati critici per l'attività.

Al termine del contratto Merkursoft consentirà al cliente, per un periodo adeguato, di scaricare i dati cliente esportabili, salvo obblighi di pagamento aperti o impedimenti giuridici.

Decorsi i termini di conservazione di legge o contrattuali, Merkursoft può cancellare i dati. I dettagli sulla restituzione o cancellazione dei dati personali risultano dal contratto di responsabile del trattamento.

11. Diritti d'uso

Merkursoft concede al cliente, per la durata del contratto, un diritto semplice, non esclusivo e non trasferibile di utilizzare il software nella misura concordata per le proprie finalità aziendali.

La cessione, la sublicenza, la locazione, la pubblicazione, l'imitazione, la decompilazione o altro utilizzo al di fuori dello scopo contrattuale sono ammessi solo se imperativamente consentiti dalla legge o espressamente autorizzati da Merkursoft in forma testuale.

Tutti i diritti sul software, sulla documentazione, sull'interfaccia utente, sulla struttura del database, sui workflow, sulle funzioni di IA, sui marchi, sui concetti e sugli altri elementi protetti restano di Merkursoft o dei rispettivi titolari dei diritti.

12. Diritti sui dati e sui contenuti del cliente

Il cliente conserva tutti i diritti sui propri dati e contenuti. Merkursoft tratta i dati del cliente solo per l'esecuzione del contratto, per la sicurezza, per la risoluzione di errori, per la fatturazione, su istruzione del cliente o in presenza di un obbligo di legge.

Il cliente manleva Merkursoft da pretese di terzi derivanti dal fatto che contenuti, dati o istruzioni forniti dal cliente siano illeciti o violino diritti di terzi, nella misura in cui la causa sia imputabile al cliente.

13. Protezione dei dati e trattamento su incarico

Per i dati personali che il cliente tratta nel sistema per finalità proprie, il cliente è di regola titolare del trattamento ai sensi del GDPR. Merkursoft agisce a tale riguardo come responsabile del trattamento ai sensi dell'art. 28 GDPR.

Per tale trattamento le parti stipulano un separato contratto di responsabile del trattamento, comprensivo delle misure tecniche e organizzative nonché della disciplina dei sub-responsabili. In assenza del necessario contratto di responsabile del trattamento, i dati personali dei clienti non possono essere trattati in ambiente produttivo.

Secondo la presente versione l'hosting avviene tramite Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, Germania. Le modifiche dei sub-responsabili sono comunicate secondo quanto previsto dal contratto di responsabile del trattamento.

14. Responsabilità

Merkursoft risponde illimitatamente in caso di dolo e colpa grave, di lesione della vita, dell'integrità fisica o della salute, di assunzione di una garanzia nonché in base a norme di legge inderogabili, in particolare la legge tedesca sulla responsabilità da prodotto.

In caso di colpa lieve Merkursoft risponde solo per la violazione di obblighi contrattuali essenziali. Sono obblighi contrattuali essenziali quelli il cui adempimento rende possibile la corretta esecuzione del contratto e sul cui rispetto il cliente può regolarmente fare affidamento. In tal caso la responsabilità è limitata al danno prevedibile e tipico del contratto.

Per la perdita di dati Merkursoft risponde, in caso di colpa lieve, solo nella misura in cui il danno si sarebbe verificato anche in presenza di un backup regolare e corretto da parte del cliente, nella misura in cui il cliente fosse obbligato o tecnicamente in grado di effettuarlo.

Una responsabilità ulteriore è esclusa, nei limiti consentiti dalla legge.

15. Garanzia e inadempimenti

Si applicano i diritti di garanzia di legge, salvo che le presenti condizioni contengano disposizioni derogatorie ammissibili.

Merkursoft eliminerà entro un termine adeguato i difetti segnalati e riproducibili. Il cliente deve descrivere i difetti in modo comprensibile e collaborare all'analisi degli errori.

Non sussistono diritti per vizi in relazione a malfunzionamenti causati da un utilizzo improprio, da software di terzi non approvato, da dati cliente errati, da modifiche apportate dal cliente o da sistemi esterni, nella misura in cui non siano imputabili a Merkursoft.

16. Durata del contratto e recesso

Durata e termini di preavviso risultano dalla relativa offerta o dal contratto. In mancanza di specifica pattuizione, il contratto ha durata indeterminata e può essere disdetto in forma testuale con un preavviso di un mese con effetto a fine mese.

Resta impregiudicato il diritto di recesso straordinario per giusta causa. Sussiste giusta causa in particolare in caso di violazioni contrattuali gravi o ripetute, rilevante ritardo nei pagamenti, utilizzo illecito o messa in pericolo della sicurezza del sistema.

Le disdette richiedono almeno la forma testuale, ad esempio via e-mail, salvo che nel contratto sia stata validamente pattuita una forma più rigorosa.

17. Modifiche delle presenti condizioni

Merkursoft può modificare le presenti condizioni in presenza di un motivo oggettivo, in particolare in caso di modifiche normative, modifiche tecniche, requisiti di sicurezza, ampliamento delle prestazioni o mutamento dei processi aziendali.

Le modifiche sostanziali sono comunicate tempestivamente al cliente in forma testuale. Se il cliente non si oppone entro il termine comunicato e continua a utilizzare le prestazioni, le modifiche si intendono accettate, purché ciò sia stato espressamente indicato nella comunicazione. In presenza di svantaggi sostanziali il cliente può disporre di un diritto di recesso straordinario.

18. Disposizioni finali

Si applica il diritto tedesco con esclusione della Convenzione di Vienna sulla vendita internazionale di beni mobili, salvo che vi ostino norme di legge inderogabili.

Il foro competente per commercianti, persone giuridiche di diritto pubblico e patrimoni speciali di diritto pubblico è, nei limiti consentiti, la sede di Merkursoft.

Qualora una disposizione delle presenti condizioni sia o divenga inefficace, resta impregiudicata l'efficacia delle restanti disposizioni. Le parti sostituiranno la disposizione inefficace con una disciplina efficace che si avvicini il più possibile alla finalità economica.