Conditions générales

1. Prestataire, champ d'application et clientèle

Le prestataire des services est Merkursoft, Kernerweg 22, 89520 Heidenheim a. d. Brenz, Allemagne, e-mail : info@merkursoft.de. Lorsqu'une personne habilitée à représenter la société doit être indiquée, il s'agit de la personne désignée dans les mentions légales ou dans l'offre.

Les présentes CG s'appliquent à tous les contrats portant sur la mise à disposition du système de back-office Merkursoft, en particulier aux fonctions telles que l'import XML, la gestion des données de base, la facturation, l'assistance comptable, les analyses, la gestion documentaire, les fonctions d'assistance basées sur l'IA ainsi que les prestations de support et complémentaires.

L'offre s'adresse exclusivement aux professionnels au sens du § 14 BGB, en particulier aux petites entreprises, indépendants, agences de voyages, prestataires de services et utilisateurs commerciaux comparables. Les consommateurs au sens du § 13 BGB ne deviennent pas cocontractants, sauf convention expresse contraire.

Des conditions divergentes, contraires ou complémentaires du client ne deviennent partie intégrante du contrat que si Merkursoft accepte expressément leur application sous forme de texte.

2. Objet du contrat et description des prestations

Merkursoft met à la disposition du client un système de back-office web en tant que logiciel en tant que service. L'étendue précise des prestations résulte de l'offre concernée, de la confirmation de commande, de la description du produit, du tarif ou d'un accord individuel.

Le logiciel accompagne les processus de l'entreprise. Il ne remplace aucun conseil juridique, fiscal ou de gestion. Le client reste lui-même responsable du contrôle technique des résultats, écritures, factures, indications fiscales, imports et analyses, ainsi que du respect des prescriptions légales.

Merkursoft peut faire évoluer, améliorer ou adapter techniquement des fonctions, dès lors que la prestation principale contractuellement convenue n'en est pas substantiellement affectée.

3. Conclusion du contrat, mise en service et accès

Un contrat est conclu par l'acceptation d'une offre, une confirmation de commande, la mise à disposition d'un accès, la signature d'un contrat ou l'utilisation après activation correspondante.

Le client reçoit des identifiants ou crée lui-même des comptes utilisateurs. Le client est tenu d'utiliser des mots de passe sûrs, de traiter les identifiants de manière confidentielle et de n'attribuer des droits utilisateur qu'à des personnes autorisées.

Les actions effectuées via un compte client sont réputées être des actions du client, dans la mesure où celui-ci est responsable de l'usage abusif. Le client informe Merkursoft sans délai en cas de suspicion d'accès non autorisé ou d'incident de sécurité.

4. Obligations du client

Le client est responsable de l'exactitude, de la licéité et de l'exhaustivité des données qu'il saisit, importe ou traite.

Le client s'assure qu'il est habilité à traiter les données à caractère personnel, documents commerciaux, données XML, factures, données de réservation, données de paiement et autres contenus.

Le client ne doit pas faire un usage abusif du logiciel, notamment pour des contenus illicites, des accès non autorisés, des logiciels malveillants, du spam, le contournement de mesures de sécurité ou des actions portant atteinte à la stabilité, à l'intégrité ou à la sécurité des systèmes.

Le client est tenu de respecter sous sa propre responsabilité les obligations légales d'information, de consentement, de conservation, de comptabilité et de documentation.

5. Imports XML, interfaces et systèmes tiers

Dans la mesure où le logiciel prend en charge des imports XML, des interfaces ou des reprises de données depuis des systèmes tiers, Merkursoft ne doit que le traitement technique des formats de données fournis, tel que décrit dans l'offre.

Il incombe au client de veiller à ce que les données importées aient été collectées licitement, soient exactes et soient mises à disposition dans le format correct. Des formats tiers erronés, incomplets ou modifiés peuvent entraîner des erreurs d'import ou des résultats divergents.

Merkursoft n'assume aucune responsabilité quant à la disponibilité, à l'exactitude et à la licéité des données ou services de tiers, sauf si Merkursoft les fournit elle-même ou en est responsable.

6. Facturation, comptabilité et responsabilité fiscale

Le logiciel peut assister le client dans la facturation, la gestion des justificatifs, les processus comptables, les analyses et les travaux préparatoires.

Merkursoft ne fournit ni conseil fiscal, ni conseil juridique, ni mission de commissariat aux comptes. Le client reste responsable de l'exactitude formelle et matérielle de ses factures, écritures, déclarations fiscales, obligations de conservation et justificatifs.

Le client doit vérifier les documents et propositions générés par le logiciel avant leur utilisation, leur envoi ou leur comptabilisation. Cela vaut en particulier pour les taux de TVA, mentions obligatoires, informations de paiement, données clients et exigences légales.

7. Fonctions d'IA

Merkursoft peut mettre à disposition des fonctions d'assistance basées sur l'IA, par exemple pour l'extraction de données, la classification, la synthèse, le contrôle de plausibilité, la rédaction de textes, les propositions, l'automatisation ou l'assistance à l'import XML et aux processus de back-office.

Les résultats de l'IA sont des propositions générées par machine. Ils peuvent être incomplets, obsolètes, erronés ou ambigus. Le client est tenu de vérifier les résultats de l'IA avant toute utilisation commerciale, juridique, comptable, fiscale ou relative à ses clients.

Le client ne peut saisir dans les fonctions d'IA que des données qu'il est habilité à traiter. Les catégories particulières de données à caractère personnel au sens de l'art. 9 du RGPD ne peuvent être traitées que s'il existe une base juridique solide et si ce traitement est nécessaire à la finalité concernée.

Merkursoft ne prend aucune décision exclusivement automatisée produisant des effets juridiques à l'égard des clients finaux du client. Dans la mesure où le client utilise des résultats d'IA vis-à-vis de ses clients, il est responsable de la transparence, du contrôle et de l'utilisation licite.

8. Rémunération, facturation et retard de paiement

La rémunération est déterminée par l'offre convenue, le tarif ou le contrat. Tous les prix s'entendent hors TVA légale applicable, lorsque celle-ci est due.

Sauf convention contraire, les redevances récurrentes sont facturées d'avance pour la période de facturation convenue. Les redevances uniques sont exigibles à la réalisation de la prestation ou selon convention.

Les paiements s'effectuent par virement, prélèvement SEPA ou tout autre mode de paiement convenu. En cas de retard de paiement du client, les règles légales relatives au retard s'appliquent. Merkursoft peut suspendre temporairement l'accès après mise en demeure préalable et fixation d'un délai raisonnable, lorsque le client est en retard de montants significatifs et que la suspension est proportionnée.

En cas de rejet de prélèvement ou d'échec de paiement, Merkursoft peut demander le remboursement des frais effectivement engagés et imputables au client.

9. Disponibilité, maintenance et support

La disponibilité concrète, les délais de réaction et les prestations de support résultent de la description des prestations concernée ou d'un accord de niveau de service distinct. À défaut d'accord distinct, Merkursoft s'efforce d'assurer une disponibilité raisonnable, conforme à l'état de la technique.

Les travaux de maintenance, mises à jour de sécurité, adaptations techniques et opérations d'entretien du système peuvent entraîner des restrictions temporaires. Merkursoft effectuera les travaux de maintenance planifiables, dans la mesure du raisonnable, en dehors des heures ouvrables habituelles ou les annoncera à l'avance.

Le client doit signaler les dysfonctionnements sans délai et de la manière la plus précise possible. Il doit contribuer raisonnablement à l'analyse des erreurs, notamment par la description du dysfonctionnement, les utilisateurs concernés, l'horodatage, des captures d'écran et les journaux pertinents.

10. Sauvegarde des données, export et fin du contrat

Merkursoft prend des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour sécuriser les systèmes. Le client reste responsable de son propre contrôle métier et, dans la mesure techniquement possible, de l'export des données critiques pour son activité.

À l'issue du contrat, Merkursoft donnera au client, pendant une période raisonnable, la possibilité de télécharger les données client exportables, sous réserve qu'il n'existe aucune obligation de paiement ouverte ni obstacle juridique.

À l'expiration des délais de conservation légaux ou contractuels, Merkursoft peut supprimer les données. Les modalités de restitution ou de suppression des données à caractère personnel résultent du contrat de sous-traitance.

11. Droits d'utilisation

Merkursoft accorde au client, pour la durée du contrat, un droit simple, non exclusif et non transférable d'utiliser le logiciel dans l'étendue convenue à ses propres fins commerciales.

Toute cession, sous-licence, location, publication, imitation, décompilation ou autre utilisation en dehors de la finalité du contrat n'est autorisée que dans la mesure où la loi l'impose ou si Merkursoft l'a expressément autorisée sous forme de texte.

Tous les droits sur le logiciel, la documentation, l'interface utilisateur, la structure de la base de données, les workflows, les fonctions d'IA, les marques, les concepts et les autres éléments protégés demeurent la propriété de Merkursoft ou des titulaires de droits concernés.

12. Droits sur les données et contenus du client

Le client conserve tous les droits sur ses données et contenus. Merkursoft ne traite les données du client que pour l'exécution du contrat, la sécurité, la correction d'erreurs, la facturation, sur instruction du client ou dans la mesure où une obligation légale l'exige.

Le client garantit Merkursoft contre les prétentions de tiers résultant du caractère illicite des contenus, données ou instructions fournis par le client ou de la violation de droits de tiers, dans la mesure où le client en est responsable.

13. Protection des données et sous-traitance

S'agissant des données à caractère personnel que le client traite dans le système à ses propres fins, le client est en règle générale responsable du traitement au sens du RGPD. Merkursoft agit à cet égard en qualité de sous-traitant conformément à l'art. 28 du RGPD.

Pour ce traitement, les parties concluent un contrat de sous-traitance distinct, incluant les mesures techniques et organisationnelles ainsi que le régime des sous-traitants ultérieurs. En l'absence du contrat de sous-traitance requis, les données personnelles du client ne peuvent pas être traitées en production.

Selon la présente version, l'hébergement est assuré par Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, Allemagne. Les changements de sous-traitants ultérieurs sont communiqués conformément au contrat de sous-traitance.

14. Responsabilité

Merkursoft répond sans limitation en cas de dol et de faute lourde, d'atteinte à la vie, à l'intégrité physique ou à la santé, de prise en charge d'une garantie ainsi qu'en vertu de dispositions légales impératives, en particulier de la loi allemande sur la responsabilité du fait des produits.

En cas de négligence simple, Merkursoft n'est responsable qu'en cas de violation d'obligations contractuelles essentielles. Les obligations contractuelles essentielles sont les obligations dont l'exécution rend possible la bonne exécution du contrat et sur le respect desquelles le client peut régulièrement compter. Dans ce cas, la responsabilité est limitée au dommage prévisible et typique du contrat.

En cas de perte de données, Merkursoft n'est responsable, en cas de négligence simple, que dans la mesure du dommage qui serait également survenu si le client avait effectué une sauvegarde régulière et conforme, dans la mesure où le client y était tenu ou techniquement en mesure de le faire.

Toute responsabilité plus étendue est exclue, dans les limites autorisées par la loi.

15. Garantie et inexécution

Les droits légaux à la garantie s'appliquent, sauf dispositions divergentes licites prévues par les présentes CG.

Merkursoft remédiera dans un délai raisonnable aux défauts signalés et reproductibles. Le client doit décrire les défauts de manière compréhensible et participer à l'analyse des erreurs.

Aucun droit à garantie n'existe pour les dysfonctionnements causés par une utilisation inappropriée, des logiciels tiers non validés, des données client erronées, des modifications effectuées par le client ou des systèmes externes, dans la mesure où Merkursoft n'en est pas responsable.

16. Durée du contrat et résiliation

La durée et les délais de résiliation résultent de l'offre ou du contrat concerné. À défaut de convention distincte, le contrat est conclu pour une durée indéterminée et peut être résilié sous forme de texte moyennant un préavis d'un mois pour la fin du mois.

Le droit de résiliation extraordinaire pour motif grave demeure réservé. Un motif grave existe notamment en cas de violations contractuelles graves ou répétées, de retard de paiement important, d'utilisation illicite ou de mise en danger de la sécurité du système.

Les résiliations requièrent au minimum la forme textuelle, par exemple par e-mail, sauf si une forme plus stricte a été valablement convenue au contrat.

17. Modifications des présentes CG

Merkursoft peut modifier les présentes CG lorsqu'il existe un motif objectif, notamment en cas de modifications législatives, de changements techniques, d'exigences de sécurité, d'extension des prestations ou de modification des processus commerciaux.

Les modifications substantielles sont communiquées au client en temps utile sous forme de texte. Si le client ne s'y oppose pas dans le délai communiqué et continue d'utiliser les prestations, les modifications sont réputées acceptées, à condition que la communication l'ait expressément indiqué. En cas d'inconvénients substantiels, le client peut disposer d'un droit de résiliation extraordinaire.

18. Dispositions finales

Le droit allemand s'applique, à l'exclusion de la Convention des Nations Unies sur les contrats de vente internationale de marchandises, sauf dispositions légales impératives contraires.

Le for compétent pour les commerçants, les personnes morales de droit public et les patrimoines spéciaux de droit public est, dans la mesure où cela est admissible, le siège de Merkursoft.

Si une disposition des présentes CG est ou devient nulle, la validité des autres dispositions n'en est pas affectée. Les parties remplaceront la disposition nulle par une règle valable se rapprochant le plus possible de sa finalité économique.